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解決済みの質問

今度会社でETCを導入することになりました。

県内各地で工事を行っている会社で、ETCカードを管理するための書類を作りたいのですが・・・

ETCカードは法人用ETCカードで、そのカードはその車専用というカードになります。
そのカードだと、どの車がいつ・どの区間・料金、等のデータがわかるようになっているので、車にカードいれっぱなしで管理する必要もないと思うのですが、そこは頭の固い上層部、普段はカードを事務所に保管し、高速道路を使いたい時はどこの現場で使いたいのか・カード管理責任者はだれか・つかう予定日数等がわかるような申請書などなど、を作って出すという条件でETC導入になったのです。
そこで、そのもろもろの申請書の書式を私が作るようになったのですが、上層部は上記内容以外、書式については私に丸投げで、どういった書式で作ったらいいのか教えていただきたく投稿させていただきました。

私の考えでは、下記のような項目が必要なのかと思いますが…

1・ETC設置申請書(全車にETCがついていないので、新たにETCを付けたい場合の申請書)
2・ETCカード使用許可申請書(ETCを使うときに事務所からカードを借りるための申請書)
3・ETCカード管理記録簿(現場期間中のカード管理者の為の毎日の記録簿)
4・ETC使用結果報告書(カードを事務所に返すときの報告書)
5・その他(こういった書類もあるといいよ、とういようなものがあればよろしくお願いいたします。

上記内容の各書式について、見本になるようなものををエクセルシートやらPDFやらで見られるとありがたく思っております。

どうぞ相談にのってください。

お願いいたします。

投稿日時 - 2009-05-16 10:30:17

QNo.4962845

すぐに回答ほしいです

質問者が選んだベストアンサー

こんばんは。

>1・ETC設置申請書(全車にETCがついていないので、新たにETCを付けたい場合の申請書)

今ある車両すべてに設置することはまだ決まっていないということなのでしょうか?
もし「今後設置する際に利用」ということならば、今後の購入やリース時にはあらかじめついてくるということはありませんか?
それならば必要ないのでは?と思います。

2~5をひとまとめで提案すると・・・

「ETCカード管理」というよりも「車両管理」にしたらどうでしょうか?例えば「車両管理表」といった名称にして、左から利用者、使用日、現場名(出張先)、実際に使用する(した)区間、承認または確認欄、、、などを必要な項目を作ります。
これならあとでETCの請求が来ても照合しやすいと思います。

この用紙で申請から報告までを行わせるにはちょっと記入項目が多すぎるので、別途「車両利用申請書」なるものを作成して、「利用希望車両、現場名、日付、利用日数」などを記載させ、承認がおりたら、車両管理表と一緒にETCカードを渡す、というのはどうでしょう?
使用後は管理表に記載し、ETCカードとともに返してもらいます。
「車両利用申請書」を見れば、現在誰がどの車両を使用しているか、すぐに分かりますしね。

また事前に「車両管理者」を決めます。一人の人がすべての車両をみるのではなく、●●番の車両はAさん、△△番の車両はBさん、といったように各車両に管理者を割り当てます。管理表に記載漏れがある場合はこの「車両管理者」に責任を問います。(といっても注意するくらいですが・・・)
が、自分の記載漏れで他人が注意されれば、たいていの人は罪悪感を感じるはずなので、気をつけてはくれるでしょう。

現場に出る人たちは申請書や管理表といったような書式を書くことを嫌う傾向があります。なので出来るだけシンプルに作成することをオススメします。

ただどのみちETCカードは事務所で誰かが管理しなければならないと思うので、これは質問者さんか上司の方、ということになってしまうのでしょうか・・・。

以前いた企業では、あらかじめ1~末日までの日付が入っているものを車両に載せていました。利用者、目的地、メンテナンスやガソリンを入れた記録、運行前のキロ数や運行後のキロ数まで記入していました。
記入漏れがあると車両管理者は厳しく言われていました。。。

現在勤めている企業が利用している法人用ETCカードは請求のタイミングがとても遅く、3月利用分が今頃来ています。なので仮に疑問点があって利用者に聞いても本人も思いだすのに苦労しているので、車両管理表をつけると便利だと思います。(うちも本当はつけたいんですが・・・)

「そのまま車に保管・・・」ということもとてもよく理解出来るのですが、法人用のETCカードとはいえ、他の車で使用出来てしまうと思います。一応はクレジットカードですから、万が一の盗難等を考慮して面倒でも抜き取って管理された方が良いと思います。

※エクセル等で説明出来なくてスミマセン・・・。

投稿日時 - 2009-05-17 00:38:58

ANo.2

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回答(3)

ANo.3

ETCカードは車ガラスを割られて盗まれる事を想定して、必ず返却させるようにするのがいいでしょう。

A車で登録してるカードをB車で使ってもA車使用として請求が来るので、会社での車両運行記録との照合が複雑化します。

その上で不正使用を防止しないといけません。

管理するには「AカードならA車で使用すること」
2,3,4を同時に管理するため、カード別に受け渡し簿を作成されたらどうでしょうか。

「ETCカード使用簿」とでもして。
使用者への交付した日、受け取り印(サイン)、返却日時、受け取り確認印(サイン)、使用した期間(○○から××、往復)。
これで請求書との突合せが楽になります。

5として「ETCカード使用状況報告書」を作成。
同時に、月末時にカード現物を確認しましたと報告します。
添付書類はETCの利用簿です。
こんな感じでいかがでしょうか。

エクセルでカード別に表を作るだけですから、さもないことでしょう。

投稿日時 - 2009-05-17 14:48:30

ANo.1

現在ETCそのものがありません。
ディーラーにお願いして商品を確保するのが先です。
当分手に入りません。
半年後位に再検討された方が良いのでは?
今購入しても本体価格が高いです。

投稿日時 - 2009-05-16 12:53:08

補足

車載器は今月末に入荷・確保の確認が取れております。

投稿日時 - 2009-05-16 13:27:50

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